Fallstudien:
Erfolgreiche Beratung. Messbare Ergebnisse.
Einblicke in meine Fallstudien und Projekte aus der Betriebsgastronomie – von der wirtschaftlichen Optimierung bis zur erfolgreichen Umsetzung individueller Lösungen. Aus Gründen der Vertraulichkeit verzichte ich auf die öffentliche Nennung meiner Mandanten. Gerne stelle ich Ihnen auf Wunsch ausführliche Referenzen zur Verfügung
Beratung an vier Standorten seit 2017
von Verpflegungskonzepte über Fremdbewirtschaftung bis zu Krisenmanagement & Catererwechsel
44,6 % Kostenreduzierung im Betriebsrestaurant bei gleichzeitig höherer Qualität
Zum Zeitpunkt der Beauftragung wurde der Mandant von mir bereits seit mehreren Jahren im Bereich der Mitarbeiterverpflegung und des Betriebsrestaurants beraten und betreut. Die langjährige Zusammenarbeit ermöglicht eine kontinuierliche Analyse der wirtschaftlichen Entwicklung, die frühzeitige Erkennung von Optimierungspotenzialen sowie die nachhaltige Umsetzung von Maßnahmen zur Kostenreduzierung und Qualitätssteigerung.
Ausgangssituation
Das Betriebsrestaurant wies erhebliche Optimierungspotenziale in den Bereichen Wareneinsatz, Personalstruktur, Gemeinkosten, Dienstleistungshonorar für den Caterer und Zuschussstruktur auf. Die monatliche Subvention lag bei rund 54.000 € netto.
Gleichzeitig waren Vertrags- und Abrechnungsstrukturen teilweise wenig transparent und die Qualität des Speisenangebots schwankte. Insbesondere bei der Zusammensetzung des Speisenangebots, dem Frischeanteil und der Salatversorgung bestanden Möglichkeiten, die Wirtschaftlichkeit zu verbessern und gleichzeitig die Qualität für die Mitarbeiter zu erhöhen.
Analyse
Im Rahmen meiner detaillierten betriebswirtschaftlichen Analyse wurden unter anderem folgende Bereiche überprüft:
- Wareneinsatz und Warenstrukturen
- Personalbedarf und Personalkosten
- Gemeinkosten und sonstige Betriebskosten
- Betriebskostenzuschuss und Servicepauschalen
- Abgabepreise und Zuschüsse
- Vertrags- und Abrechnungsstrukturen
- Wirtschaftlichkeit des bestehenden Verpflegungskonzeptes
- geplantes Budget für die Mitarbeiterverpflegung und zukünftige Kostenentwicklung
Darüber hinaus wurden die bestehenden Vertragsbedingungen und das geplante Budget im Rahmen einer Ausschreibung kritisch bewertet und auf wirtschaftliche sowie vertragliche Optimierungsmöglichkeiten geprüft.
Beratungsleistungen
Auf Basis der Analyse wurde gemeinsam ein wirtschaftlich optimiertes und qualitativ verbessertes Verpflegungskonzept entwickelt und umgesetzt.
Zu meinen Leistungen gehörten insbesondere:
- Optimierung der Personal- und Kostenstruktur
- Neuausrichtung des Bewirtschaftungsvertrages und der Zuschussstruktur
- Vorbereitung, Durchführung und Bewertung der Ausschreibung
- Planung des Küchen- und Ausgabenumbaus
- Begleitung und fachliche Unterstützung während der Umbaumaßnahmen
- Optimierung des Speisenangebots
- Verbesserung und Neuausrichtung der Salatversorgung
- Steigerung des Frischeanteils
- Reduzierung von Convenience-Produkten
- Optimierung der Abläufe und Betriebsorganisation
- Einführung moderner, bargeldloser Zahlungssysteme
- Einführung einer transparenteren Budget- und Kostenkontrolle
- laufende betriebswirtschaftliche Begleitung und Überprüfung der erzielten Erlöse
Ergebnis & Fazit
Kennzahl | Ergebnis |
Neuer monatlicher Zuschuss | 29.827,66 € |
Monatliche Einsparung | 23.987,21 € |
Kostenreduzierung | 44,57 % |
Convenience-Anteil | 86 % → 42 % |
Essenteilnehmer | +12 % |
Qualität der Mitarbeiterverpflegung | deutlich gesteigert |
Durch die Verbindung aus betriebswirtschaftlicher Analyse, Ausschreibung für die Mitarbeiterverpflegung, Vertragsoptimierung und praktischem Verpflegungskonzept konnte der Zuschuss nahezu halbiert werden – bei gleichzeitig höherer Qualität und steigender Akzeptanz der Mitarbeiterverpflegung.
Standortübergreifende Beratung zu unterschiedlichsten Problemstellungen
Seit 2017 begleite ich den Mandanten an vier Standorten bei unterschiedlichsten Herausforderungen in der Betriebsgastronomie. Meine Leistungen reichen von der Entwicklung neuer Verpflegungskonzepte und der Fremdvergabe über die Umstellung vom Eigenbetrieb auf Fremdbewirtschaftung bis hin zum Krisenmanagement und Catererwechsel.
Standort 1: Von der Planung zum ganzheitlichen Verpflegungskonzept
Bereits in der Planungsphase des neuen Standorts (2017) war ich in die Entwicklung der Mitarbeiterverpflegung eingebunden. Ziel war es, ein modernes und wirtschaftlich tragfähiges Gesamtkonzept für Mitarbeiter, Gäste und Konferenzbereiche zu schaffen.
Beratungsleistungen
Ich entwickelte das vollständige Verpflegungskonzept und begleitete die Ausschreibung zur Fremdvergabe der Mitarbeiterverpflegung. Dabei wurde auch die ursprünglich geplante Eigenanschaffung von Automaten und Kaffeemaschinen wirtschaftlich hinterfragt.
Durch die Umstellung auf einen externen Caterer konnten gegenüber der ursprünglich geplanten Eigenlösung mehr als 65.000 € eingespart werden.
Ein weiteres Beispiel für die konzeptionelle Optimierung war die geplante Barista-Lösung für die Gästebewirtung. Statt einer ausschließlich zeitweise eingesetzten Barista-Fachkraft wurde auf meine Empfehlung eine Kaffeebar realisiert. Damit können Mitarbeiter und Gäste ganztägig zentral mit Kaffee, Getränken und weiteren Angeboten versorgt werden.
fortlaufende Beratung
Seit Eröffnung des Betriebsrestaurants im Mai 2018 kontinuierliche Begleitung zu:
- monatlicher Budget- und Kennzahlenkontrolle
- wöchentlicher Speiseplanprüfung
- Wareneinsatz- und Preisprüfung
- Qualitätskontrollen vor Ort
- Prüfung aller Verpflegungsbereiche
- Budget- und Preisverhandlungen mit dem Caterer
- strategischer Beratung des Kantinenausschusses
Ergebnis & Fazit
Ein ganzheitliches Verpflegungskonzept, eine wirtschaftlich optimierte Fremdvergabe und eine kontinuierliche Kontrolle der Kosten und Leistungen bilden heute die Grundlage für eine stabile Mitarbeiterverpflegung am Standort.
Besonderer Mehrwert:
Bereits bei der Konzeption wurden Investitions- und Betriebskosten ganzheitlich betrachtet und dadurch über 65.000 € Einsparpotenzial realisiert.
Standort 2: Frischeküche, neues Verpflegungskonzept und 11.089 € monatliche Einsparung
An diesem Standort wurde ich mit der Optimierung der Mitarbeiterverpflegung beauftragt. Die bestehende Eigenbewirtschaftung bot sowohl in wirtschaftlicher als auch in qualitativer Hinsicht erhebliches Optimierungspotenzial.
Analyse
Zunächst führte ich eine umfassende betriebswirtschaftliche Analyse sowie eine Mitarbeiterbefragung durch. Auf dieser Grundlage wurde ein neues Verpflegungskonzept entwickelt.
Ein wesentlicher Schwerpunkt war die qualitative Neuausrichtung: Die bisherige Tiefkühlorientierung wurde zugunsten einer stärker frisch zubereiteten Küche verändert. Gleichzeitig wurden Frühstück und Zwischenverpflegung optimiert und die personellen Voraussetzungen für eine leistungsfähige Mitarbeiterverpflegung geschaffen.
Umsetzung
Neben dem neuen Verpflegungskonzept wurden moderne, bargeldlose Zahlungssysteme eingeführt und ich begleitete die Planung und Umsetzung des Umbaus von Küche und Ausgabezone. Dabei wurden unter anderem:
- Lager- und Kühlkapazitäten erweitert
- die Ausgabe optimiert
- ein Betriebsleiterbüro eingerichtet
- die Produktionsmöglichkeiten verbessert
Anschließend führte ich die Ausschreibung zur Fremdbewirtschaftung durch.
Ergebnis & Fazit
11.089,43 € netto weniger Kosten – jeden Monat
Durch die Umstellung von Eigenregie auf einen externen Caterer konnte eine monatliche Einsparung von 11.089,43 € netto erzielt werden.
Seit der Übernahme durch den Caterer im November 2020 kontinuierliche Betreuung zu:
- Qualitätskontrolle
- Budget- und Kennzahlenanalyse
- Speiseplanprüfung
- Vertrags- und Preisverhandlungen
- strategischer Beratung
Die Kombination aus betriebswirtschaftlicher Analyse, neuem Verpflegungskonzept, Umbauplanung und Ausschreibung führte zu einer nachhaltigen wirtschaftlichen Verbesserung bei gleichzeitiger qualitativer Weiterentwicklung der Mitarbeiterverpflegung.
Standort 3: Vom Eigenbetrieb zur wirtschaftlich optimierten Fremdbewirtschaftung
Ausgangspunkt war eine betriebswirtschaftliche Analyse des bestehenden Eigenbetriebs. Auf Basis der Analyse wurden konkrete Optimierungsmöglichkeiten für Organisation, Küche, Ausgabe und Verpflegungskonzept entwickelt.
Beratung
Neben der betriebswirtschaftlichen Analyse wurde eine Mitarbeiterbefragung vorbereitet und ein neues Verpflegungskonzept entwickelt. Zusätzlich erfolgte die Planung und Optimierung von Küche und Ausgabe.
Die zunächst eigenständig gestartete Umsetzung der Empfehlungen führte nicht zum gewünschten nachhaltigen Ergebnis. Deshalb wurde gemeinsam die strategische Entscheidung für eine Fremdvergabe vorbereitet.
Ergebnis & Fazit
Ab Oktober 2022 wurde die Fremdvergabe eingeleitet und erfolgreich umgesetzt.
8.206,50 € netto monatliche Einsparung
Durch die Einführung eines externen Dienstleisters konnte die monatliche Kostenbelastung um 8.206,50 € netto reduziert werden.
Fortlaufende Betreeung mit:
- Qualitäts- und Leistungskontrollen
- monatlicher Budgetkontrolle
- Kennzahlenanalyse
- Speiseplan- und Wareneinsatzprüfung
- Vertrags- und Preisverhandlungen
- strategischer Beratung
Die Analyse des Eigenbetriebs, die Entwicklung eines neuen Verpflegungskonzepts und die anschließende Ausschreibung ermöglichten eine deutliche dauerhafte Kostenreduzierung bei gleichzeitig professioneller Weiterentwicklung der Mitarbeiterverpflegung.
Standort 4: Catererwechsel unter Zeitdruck wirtschaftlich begleitet
Ich wurde an diesem Standort kurzfristig hinzugezogen, nachdem der bestehende Caterer eine vorzeitige Beendigung der Zusammenarbeit angekündigt hatte. Gleichzeitig bestanden unterschiedliche Auffassungen hinsichtlich der Preisgestaltung, zusätzlicher Leistungen und der Höhe der Zuschüsse.
Ausschreibung
Mein erster Schwerpunkt lag darauf, die Situation zu stabilisieren und ausreichend Zeit für eine strukturierte Neuausschreibung zu schaffen.
Durch gezielte Verhandlungen mit dem bisherigen Caterer konnte erreicht werden, dass die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist eingehalten wurde. Damit war eine fundierte Vorbereitung der zukünftigen Bewirtschaftung sichergestellt.
Im anschließenden Ausschreibungsprozess begleitete ich die Bewertung der Anbieter und prüfte deren wirtschaftliche Kalkulationen. Die Entscheidung für einen bestimmten Caterer erfolgte auf Wunsch meines Mandanten. Bereits im Vorfeld hatte ich darauf hingewiesen, dass insbesondere die zugrunde gelegte Wareneinsatzplanung aus meiner fachlichen Sicht zu optimistisch angesetzt war und wirtschaftliche Risiken mit sich bringen konnte.
Nach der Übernahme der Bewirtschaftung zeigte sich, dass die kalkulierten Ansätze unter den tatsächlichen Betriebsbedingungen nicht ausreichten. In der Folge machte der neue Caterer zusätzliche finanzielle Forderungen geltend. Durch meine Nachverhandlungen konnten diese Forderungen weitgehend abgewehrt beziehungsweise in eine spätere Spitzabrechnung überführt werden.
Die zunächst entstandenen Mehrkosten von 19.500 € netto konnten durch weitere Verhandlungen reduziert und die wirtschaftlichen Auswirkungen begrenzt werden.
Betreuung
Meine Tätigkeit im Rahmen des Projekts
- Qualitätssicherung
- Budget- und Kennzahlenkontrolle
- Speiseplananalyse
- Vertrags- und Preisverhandlungen
- strategische Beratung
Ergebnis & Fazit
Die Fallstudie zeigt, dass professionelle Caterersteuerung nicht erst bei einer Ausschreibung beginnt. Gerade bei kurzfristigen Vertragsproblemen sind Verhandlungserfahrung, wirtschaftliche Bewertung und die Kontrolle von Catererkalkulationen entscheidend, um zusätzliche Kosten zu begrenzen und Handlungsspielräume zu schaffen.
Auch Ihre Betriebsgastronomie hat Potenzial.
Ob Optimierung und Kostenreduzierung Ihrer Mitarbeiterverpflegung, neue zeitgemäße Verpflegungskonzepte oder ein Betreiberwechsel – jede Herausforderung erfordert eine individuelle Lösung.
Rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir:
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